Finanzielle Situation der Studentischen Selbstverwaltung

Am 19.06.2024 hat das Hochschulsommerfest (HSSF) des StuRa stattgefunden. Es wurde als große Veranstaltung geplant, bei der nicht nur alle Angehörigen der HTWK Leipzig zusammenkommen, sondern auch eine Verbindung zur Stadt und ihren Bewohner*innen geschaffen werden sollte. Zu dem Fest selbst haben wir sehr viel positives Feedback erhalten. Dennoch sind die finanziellen Auswirkungen auf den StuRa immens und haben zu einer Verfügungssperre für die studentische Selbstverwaltung durch die Hochschulleitung geführt.

Wir möchten Euch gerne darüber aufklären, wie die Planung des HSSF abgelaufen ist, welche Hürden und Probleme wir erlebt haben und wie es zu dieser prekären finanziellen Situation gekommen ist. Außerdem stellen wir Euch hier eine finanzielle Kostenübersicht zur Verfügung, um Euch so transparent wie möglich Einblick in unsere Arbeitsweise am HSSF zu geben.

Anfang des Jahres wurde den Sprecher*innen des StuRa die Idee vorgestellt, dass HSSF dieses Jahr etwas größer aufzuziehen. Kern dieser Vergrößerung war es zu diesem Zeitpunkt, mit KraftKlub einen deutschlandweit bekannten Headliner auf das HSSF zu holen. Damit einhergehend musste mit einer deutlich aufwendigeren Organisation gerechnet werden. Da der StuRa nicht die Expertise für solche großen Veranstaltungen hat, hat sich eine Zusammenarbeit mit einem Unternehmen aus der Eventbranche angeboten, das selber schon zahlreiche Großveranstaltungen organisiert hat. Ein besonderer Vorteil, der mitunter präsentiert wurde, war ein persönlicher Kontakt zu der Band, der angeboten hat, diese kostengünstig zu verpflichten. Auf dieser Grundlage hat sich der StuRa mit der Thematik HSSF auseinandergesetzt. Zusammen mit dem externen Eventunternehmen wurde eine erste Kostenübersicht erstellt, Sicherheitsmaßnahmen aufgestellt, Personalplanungen besprochen und ein komplettes Konzept geplant. Alle diese Informationenen wurden im nächsten Schritt dem Plenum präsentiert, das am 21.02. den Beschluss gefasst hat, das Fest in diesem Ausmaß durchzuführen. Im Rektoratsgespräch nur wenige Tage später, am 27.02., wurde das Rektorat daraufhin informiert, dass das HSSF dieses Jahr in dieser Größenordnung geplant wird und um Input gebeten.

Danach schritt die Planung des Festes weiter voran, um von der Konzeptplanung aus ins Detail zu gehen. Um die Sicherheit und einen geordneten Ablauf zu gewährleisten, wurden deutlich mehr Ressourcen benötigt als in den vergangenen Jahren. Hierbei handelte es sich um Bühnentechnik, weitere Absperrungen und Einlassschleusen, sowie Maschinen, um das zusätzliche Material zu entladen und bewegen zu können. Außerdem wurde das Line-up ergänzt und somit das Budget für Artists aufgestockt. Verpflichtet wurden neben den Studi-Bands und -DJs auch der europaweit bekannte DJ Vize. Um der Größenordnung gerecht zu werden, musste auch die Gastronomie im Vergleich zu vergangenen Jahren aufgestockt werden. Die Menge an Getränken wurde angehoben, um die geplanten Besuchermengen versorgen zu können. Um diese lagern und verkaufen zu können, wurden dann außerdem noch weitere Kühlanhänger und Ausschankwägen eingeplant. Mitte März stellten wir dem Rektorat alle unsere aktuellen Dokumente zur Verfügung.

Im April waren die Planungen soweit abgeschlossen und das Projekt soweit fertig. Allerdings folgten zwei schwere Schläge. Als erstes fiel KraftKlub als Mainact weg. Dies kam daher, dass der persönliche Kontakt zur Band uns die ganze Zeit belogen hatte. Er hatte nie Kontakt zur Band aufgenommen, Verhandlungsgespräche mit der Band und dem Management gefälscht und falsche Zahlen und Dokumente bereitgestellt. Der Ursprung, warum das Fest also größer werden sollte, war nicht mehr gegeben. Wir waren dabei das Projekt zu beenden, doch das Management der Band meldete sich mit einem Hilfsangebot bei uns. Sie boten uns an, einen musikalischen Act in vergleichbarer Größenordnung zu organisieren. Dies würde aber nicht mit den vorherigen finanziellen Konditionen funktionieren, mit denen wir gerechnet hatten, weswegen die Kosten im Artistbereich erneut angehoben wurden. Außerdem wurde in den Bereichen Sicherheit/Versicherungen, sowie BOS (Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben) aufgestockt, um die Sicherheit für die Besucher*innen weiter zu erhöhen.
Der zweite Schlag war der Wegfall des Geländes an der HTWK Leipzig. Nach einem Termin mit dem Rektorat am 18.04. untersagte uns das Rektorat eine Veranstaltung in dieser Größenordnung auf dem Gelände der HTWK durchzuführen. Wir hatten nun also das Problem mit dem Mainact gelöst, hatten nun aber keine Fläche mehr, auf der die Veranstaltung stattfinden konnte. Da wir schon so viel für dieses Fest geplant hatten und bereits viele Verbindlichkeiten eingegangen waren, die Kosten verursacht hätten, ob das Fest stattgefunden hätte oder nicht, entschieden wir uns, eine Deadline bis zum 10.05. zu setzen. Bis zu diesem Zeitpunkt wollten wir entweder eine neue Fläche gefunden haben, oder das Projekt dann final beenden.

Es wurden viele Telefonate geführt und Mails geschrieben. Jede Fläche, die in Leipzig in Frage gekommen ist, wurde angefragt. Zusammen mit dem Media City Atelier konnten wir dann das Gelände finden, auf dem das Fest letztendlich auch stattgefunden hat. Bei mehreren Treffen konnten wir die Flächen begehen, Unterstützungsmöglichkeiten klären und eine solide Partnerschaft aufbauen. Mit dem neuen Gelände kamen aber auch sehr schnell sehr viele neuen Kosten dazu. Das Gelände, das vorher kostenlos gewesen wäre, musste jetzt gemietet werden. Für ein größeres Gelände braucht man auch mehr Menschen, die beim Auf- und Abbau helfen. Material muss von der HTWK auf das Gelände transportiert werden, wofür Fahrer*innen gebraucht wurden. Außerdem hatten wir dort keine Infrastruktur. Strom, Wasser und Funk musste von null auf dem Gelände verlegt werden. Bei mehr Personal mussten außerdem die Lebensmittelkosten erhöht werden, um alle Helfer*innen verpflegen zu können. Die Getränkemengen für das Fest wurden außerdem erneut erhöht, da davon auszugehen war, dass mehr externe Besucher*innen auf das HSSF kommen, wenn es nicht mehr direkt an der HTWK stattfindet, sondern mitten im Freien, wo es alle sehen und hingehen können.

Doch dann brach wieder ein Standbein der Veranstaltung weg, welches wir eigentlich als gelöst betrachtet hatten. Dem Management war es leider nicht gelungen, eine*n Künstler*in aus den eigenen Reihen zu organisieren. Natürlich hatten wir uns nicht nur auf das Management verlassen, sondern auch selbst bei vielen anderen Agenturen und Künstler*innen angefragt. Leider sagten die meisten Künstler*innen aufgrund von Zeitproblemen ab. Am Ende konnten wir dann mit Bruckner, über deren Auftritt wir sehr glücklich sind, einen Mainact für das HSSF organisieren. Die Reichweite von KraftKlub wäre jedoch nötig gewesen, um eine Veranstaltung wie dieser in der Größe durchführen zu können.

Während wir immer weiter auf die Veranstaltung zusteuerten, wurden die Kosten immer mehr. Die Geländekosten erhöhten sich nochmal, da wir auf dem Gelände der Media City eine Halle hinzugebucht hatten, um den Helfer*innen und Artists einen ruhigeren Rückzugsort anbieten und um Material geschützt lagern zu können. Die Produktionskosten schossen immens in die Höhe. Es musste viel mehr Material bestellt werden, um das Gelände abzusichern und nutzbar zu machen. Es wurden Bauzäune benötigt, um das Gelände vollständig abzuzäunen. Es mussten Bürocontainer gemietet werden, um den Ablauf koordinieren zu können. Wir brauchten weitere Maschinen, um das Gelände einzuebnen und das neue schwere Material transportieren zu können. Wir brauchten mehr Mülltonnen, um das gesamte Gelände abdecken zu können. Um die Sicherheit auf diesem größeren Gelände zu gewährleisten, wurde außerdem die Personenanzahl der Security erhöht, sowie der BOS. Um den höheren Ausgaben entgegenzuwirken, wurden kurzfristig Merchprodukte, wie T-Shirts und Bändchen, designed, die auf dem Fest verkauft wurden. Durch den zusätzlichen Merchverkauf sollten die Einnahmen angehoben werden.

An den Tagen vor der Veranstaltung gab es ein starkes Gewitter, welches den Aufbau verzögert und Material beschädigt hat. Pavillons flogen durch die Gegend, Bauzäune wurden zerstört und diverse Materialien wurden weggeweht. Diese nicht mehr nutzbaren Gegenstände mussten spontan erneut besorgt und ausgetauscht werden – eine weitere Erhöhung der Kosten folgte. Das schlechte Wetter setze sich leider am Tag der Veranstaltung in Form von Dauerregen fort. Dies führte dazu, dass die Veranstaltung erst eine Stunde später starten konnte und die erwarteten Besucherzahlen ausblieben. Außerdem tranken die Besucher*innen aufgrund des Wetters weniger. Die Stimmung bei den Besucher*innen war trotzdem positiv. Zum Ende der Veranstaltung hörte der Regen auf und es kamen mehr Besucher*innen auf das HSSF. Daher entschieden wir uns dazu, das Fest um eine Stunde zu verlängern, um weitere Einnahmen generieren zu können.

Nachdem das HSSF vorbei war und wir die finanziellen Auswirkungen durch die fehlenden Einnahmen erkannt hatten, haben wir versucht an allen Stellen nachzubessern, um die Ausgaben zu senken. So sind viele Helfer*innen und Personen aus unserem Orga-Team von ihren Aufwandsentschädigungen zurückgetreten. Da wir wenig Besucher*innen hatten, wurde entsprechend auch wenig Getränke konsumiert. Da all unsere Getränke auf Kommission gekauft wurden, konnten wir die Ausgaben stark senken. Becher die nicht genutzt wurden, konnten wir eintauschen und dadurch erneut die Kosten senken. Ein Punkt, an dem wir mehr Geld ausgegeben haben, als geplant, ist die Security. Die Verlängerung des Festes hat zusätzliche Kosten bei der Security verursacht, weil diese dadurch länger gearbeitet haben.

Wir bedanken uns bei allen Helfer*innen, die uns bei dem Fest unterstützt haben, und den Besucher*innen, die im Regen getanzt und sich nicht abschrecken lassen haben.

Solltet Ihr Fragen oder Anmerkungen haben oder einfach mit uns über die Situation sprechen möchtet, könnt Ihr uns gerne eine Mail schreiben, bei uns anrufen oder persönlich bei uns im Büro vorbeischauen. Wir werden weiterhin intensiv an der Situation arbeiten und Ruch in Zukunft mit Updates auf dem Laufenden halten.